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归档文件整理规则新上映_档案管理规定国家标准(2024年12月抢先看)

内容来源：卡姆驱动平台所属栏目：导读更新日期：2024-12-01

归档文件整理规则

文件处理单和发文稿纸归档指南 𐟓„ 文件处理单，也叫文件办理单、公文处理单、文件传阅单等，是记录收文运转状况和处理结果的文档。它主要用于收文管理，包含文件标题、来文单位、发文字号、收文日期、拟办意见、领导批示、处理结果等栏目。文件处理单的构成文件处理单一般包括以下内容：急缓：表示文件的紧急程度。密级：文件的保密等级。收文编号：文件的唯一标识。文件份数：文件的复制份数。收文日期：文件的接收日期。办结日期：文件处理完成的日期。来文机关：文件的发送单位。文件字号：文件的编号。文件标题：文件的名称。拟办意见：初步的处理建议。领导批示：领导对文件的批示意见。传阅人：文件需要传阅的人员。阅文时间：传阅人员阅读文件的时间。阅后意见：传阅人员阅读后的反馈意见。办结情况：文件处理的最终结果。发文稿纸的构成发文稿纸用于记录公文的起草、审核、签发过程，主要用于发文管理。《发文稿纸格式》(GB826-99)规定，发文稿纸一般由眉首区、说明区、标题区、正文区四部分组成：眉首区：包括发文单位名称、文件密级和缓急时限。说明区：用于填写文件制作过程中的各种标识和说明，如签发、会签、主送、抄送、发文号、核稿、拟稿单位、拟稿、印刷、校对、份数、附件、主题词等。标题区：填写文件的标题。正文区：书写文件的正文。如何归档文件处理单和发文稿纸文件处理单和发文稿纸需要随同文件一并存档。根据《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)，归档文件的件内文件排序规定如下：有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。实例展示例如，某单位的发文稿纸可能如下：签发: 核稿: 会办部门意见: 主办单位: 拟稿人: 文件名称: 附件: 发送机关: 抄送: 号年月日封发再比如，某单位的文件处理单可能包括以下内容：急缓：急或缓。密级：机密或普通。收文编号：文件的唯一标识。文件份数：文件的复制份数。收文日期：文件的接收日期。办结日期：文件处理完成的日期。来文机关：文件的发送单位。文件字号：文件的编号。文件标题：文件的名称。拟办意见：初步的处理建议。领导批示：领导对文件的批示意见。传阅人：文件需要传阅的人员。阅文时间：传阅人员阅读文件的时间。阅后意见：传阅人员阅读后的反馈意见。办结情况：文件处理的最终结果。总结文件处理单和发文稿纸是文档管理中的重要部分，它们不仅记录了文件的处理过程，还为后续的归档和查询提供了便利。按照规定的格式和要求进行归档，可以确保文档管理的规范性和有效性。

文件管理高效技巧，轻松搞定工作！同事们总是比我快找到文件，原来他们有这些高效的文件管理技巧！后悔没有早点知道！制定规范的文件命名规则 𐟓‘ 文件命名要包含关键信息，比如日期、主题和版本号。例如：“20240731_销售报告最终版”。命名规则要保持一致，这样方便快速搜索和识别。建立科学合理的文件夹体系 𐟓‚ 根据工作特性建立文件夹，可以按照时间和项目类型整理。横向是工作类别或项目类型，纵向是年度或季度。文件夹的建立要遵循MECE规则，即穷尽且互不交叉。合理命名文件夹，让名字简洁明了且具有代表性。使用高效的文件管理工具 𐟒𛊦–‡件管理软件：使用具有强大搜索和分类功能的软件，如文件家等，支持各种类型文档的存储及分类。云存储服务：利用云存储服务进行文件的备份和同步，以防数据丢失。坚果云等云存储服务能确保“误操作”的文件都可以在云端找回来。及时整理与归档文件 𐟗‚️ 定期整理：及时处理临时文件，不要长时间堆积在桌面或工作区。趁着对文件内容还有印象时及时归档，以减轻后期整理的工作压力。归档分类：将已完成和正进行的文件分开归类。对于不确定是否删除的文件，可以单独建立“待归类”或“可删除”文件夹。通过这些技巧，文件管理变得轻松高效，事半功倍！

体制内工作避坑指南：留痕的那些事儿在体制内混，留痕这事儿真是门学问。做得好，能保护自己；做过了头，反而让人觉得你事儿多。今天就来聊聊怎么在这条线上找到平衡点。留痕不是事儿无巨细首先，留痕不是要你把所有细节都记录下来。比如说，你参加个会议，得拍个照、录个音，连吃了什么饭都得记下来？那没必要。留痕的目的是为了督查和自我保护，但别搞得像监视自己一样。适度留痕很重要工作中，适度留痕很重要。比如，任务分配、职责划分这些事儿，最好用文字短讯记录下来。送材料后，别忘了告诉领导或同事：“某某某文件已经转交，请查收。”这样既能保持信息的完整性，又能避免不必要的麻烦。别留对自己不利的痕迹跟同事发通知、谈论工作，一定要慎言慎行。有些还没确认的通知，最好当面交流或者打电话，别通过微信、短信这些渠道。避免留下对自己不利的痕迹。按规则办事工作中一定要按规则办事。尤其是紧急情况下，别因为流程繁琐就不遵守规则。按部就班地来，这是你的护身符。忙中出错，背锅的可能就是你。文件归档分类文件归档分类这事儿也得做。用Python来批量归类、整理文件，省时省力。重要文件一定要保存好，普通文件也要定期归档。没有原件的话，复印件也可以。内部文件不要随便传播，被发现可是会被追责的。有效请示请示汇报时，文字要简洁、有条理，重点突出你提出的方案。最后一定要加一句“请您指示”。一般情况下，领导会回复你怎么做，这样领导的决策就留痕了，以后追责也与你无关。电话沟通更靠谱需要自己或代表部门给出答复性、结论性、咨询性、指导性的话，尽量通过电话沟通。文字答复中有任何小疏漏，别人有心刁难时就留下了把柄。如果非得出具正式的答复和情况说明，一般情况是需要先提交部门领导审核，经过层层审核的对外公布意见，即使有问题也轮不到你背锅。总之，留痕这事儿得把握好度。既不能过度留痕，也不能不留痕。希望这些小技巧能帮到你，避免在体制内踩坑！𐟒ꀀ

律师如何通过技术创新来提高工作效率？在当今快速发展的法律领域，科技的融入正以前所未有的速度改变着工作方式和效率。以下将针对使用专业法律软件、自动化工具以及人工智能辅助这三个重要方面进行详细阐述。一、使用专业法律软件：在当下数字化时代，运用案件管理软件、文档管理系统以及计时软件，对法律工作的组织和时间跟踪意义重大。案件管理软件能精细把控案件全流程，从受理到诉讼策略执行都能有序安排和监控。文档管理系统为大量法律文件提供安全存储和便捷检索，确保文件不遗失且能快速调用。计时软件精确记录工作时间，利于合理安排工作和成本核算。二、自动化工具：随着科技发展，在法律领域用自动化工具处理重复性任务是提升效率和质量的关键。合同审查借助自动化工具能快速识别关键条款和潜在风险，减少人工审查的时间与出错率。文件整理方面，自动化工具可按规则自动分类、归档和索引文件，让管理更高效。案件状态更新通过自动化工具能实时监控进展并推送信息，确保各方掌握最新动态以决策。三、人工智能辅助：在法律行业，利用人工智能进行法律研究、案例分析和预测法律结果渐成趋势。人工智能的数据分析能力可快速筛选梳理海量法律资料，为研究提供参考。在案例分析中，能提取相似案例的共性与差异，提供客观分析视角和策略。还能基于历史数据和当前特征预测法律结果，为决策提供依据和思考。综上所述，专业法律软件、自动化工具和人工智能辅助为法律工作带来了显著的变革和提升。积极拥抱并合理运用这些科技手段，将是法律行业未来发展的必然趋势，也是法律工作者提升竞争力和服务质量的关键所在。 #职场干货# #律师#

档案文件管理：让你的工作井井有条 𐟓 在日常工作中，很多中小型企业往往非常重视企业证照和公章的管理，但对于档案和各类归档文件的管理却容易忽视。今天，我想和大家分享一些关于公司档案文书管理的心得，希望对正在做档案管理的小伙伴们有所帮助。祝大家工作顺利哦！档案的定义 𐟓š 档案是指公司过去和现在各级部门及员工在从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所形成的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的记录。档案管理的分工 𐟏⊩€š常，文件档案建议由行政人事部进行管理（大公司会设置专门的管理部门），需要设置《文件管理目录》以便日后查阅。财务部一般独立建档保管，但也需要遵守公司档案管理要求。其他各部门应有相关人员负责本部门日常工作中的合同及文件资料进行收集、分门别类整理，并编制符合公司档案要求的《文件（合同）管理目录》，在规定的时间向档案管理部门进行移交。档案分类原则 𐟓‚ 档案分类可以参照国家档案局的《工业企业档案分类试行规则》，也可以根据公司的实际情况进行分类。参照国家档案局的标准分类：党群工作类行政管理类经营管理类生产技术管理类产品类科学技术研究类基本建设类设备仪器类会计档案类干部职工档案类结合公司实际情况分类：按部门分：行政部、财务部、人事部、销售部、研发部、管理团队等。按档案类别分：行政部-公文、合同协议、制度、证书等；财务部-凭证、账薄、报表等；人事部-制度、员工档案、公文等。档案资料日常管理 𐟓‹ 电子类合同或其他电子文件：应当及时存放于指定电脑硬盘内，必要文档可加密。文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》。文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件/档案柜中。档案室注意事项 𐟏›️ 档案室要注意是否符合十防标准：防潮、防水、防火、防盗、防阳光照射、防紫外线照射、防高温、防污染、防有害生物。档案室楼板承重要提前算好，配备二氧化碳灭火器，有条件的可以采用防爆灯。档案室内最好不要有通风管、空调管、消防水管等管道，上下水立管不应安装在与档案室相邻的内墙上。希望这些小建议能帮到大家，让你们的工作更加井井有条！祝大家周末愉快！𐟎‰

高效整理文件的7个实用技巧以下是一些帮助你快速整理文件的小技巧，让你的工作和生活更加有序高效： 𐟓 定期清理：每周或每月花些时间清理不需要的文件，删除或归档旧文件，保持文件系统的整洁。 𐟓‹ 命名规范：使用一致且有意义的命名规则，方便以后查找。例如，可以使用日期和描述作为文件名，如“2024-08-24_会议记录”。 𐟓‚ 使用文件夹结构：创建一个清晰的文件夹层次结构，根据文件类型或项目进行分类。例如，可以有“工作”、“个人”、“财务”等主文件夹，然后在每个主文件夹下再细分。 𐟏𗯸 使用标签和颜色：如果自己的文件管理系统支持，可以使用标签和颜色来标记重要文件或分类。 𐟓‘ 文件扫描和数字化：将纸质文件扫描成电子版，减少物理文件的堆积。 ⏰ 即时处理设定期限：尽量在文件生成或接收到的第一时间进行分类和存档，避免积压。如果无法很快处理，可以设定时间期限，确保自己避免无限期拖延。 ☁️ 利用云存储：利用云存储服务（如OneDrive、Google Drive）来备份和同步文件，方便随时随地访问。这些小技巧可以帮助你更快地整理文件，保持工作和生活的整洁有序。

　　机关档案工作的重点任务是什么？　　本期内容，帮大家梳理事业单位档案管理十大重点任务方向，让大家在正确的方向上，争取以比较快的速度，做好档案管理工作。　　1）全面落实档案工作责任制度　　全面落实档案工作责任制，按照档案法律法规和《机关档案管理规定》（以下简称《规定》）等规章的要求，进一步梳理机关单位主要负责人及分管领导、档案部门及工作人员、文书业务部门及工作人员分别承担的领导责任、管理责任、执行责任内容，制定档案工作责任清单，建立健全责任考核机制，防止责任不清、履行不力等现象发生。　　落实责任制要注意与《规定》中建立档案工作协调机制、设立或指定机关档案部门、组成档案工作网络的要求结合起来，确保责任落实具备充分的机制、组织和人员支撑，切实将各项责任落实到人、落实到位。　　2）做好分层次监督指导工作　　采取有针对性的政策、措施，解决好所属单位档案工作这个难点，打通部门档案馆这个堵点。　　难点难在所属单位多、档案类型杂，需要继续把牢档案目录缴送备案、文件材料归档范围和保管期限表审批两个抓手，积极探索与机关本级一体化管理或同标准管理，有效提升所属机构档案工作水平。堵点是指部门档案馆发展乏力、机关建立档案馆不畅导致机关本级档案工作上升空间受限问题。　　3）加强馆库建设与管理工作　　要求“督促存在安全隐患问题或不符合面积等要求的进行新建或改造”，“完善档案库房内控制度”等，明确了机关档案安全管理的“硬件”和“软件”要求。“硬件”要求即基础设施要求，包括档案用房、档案用具、设施设备和信息化基础设施要求等；“软件”要求即档案保管与保护要求，包括档案出入库登记、档案保管情况检查、库房温湿度控制、档案的日常防护、档案应急情况处置等。　　4）实施档案管理“三合一”制度　　“三合一”制度是指在实践中形成的，以档案分类方案、归档范围和保管期限表三者合一的方式，规范、指导档案形成与收集、整理与归档、鉴定与销毁等工作的一项基本档案制度。　　贯彻档案管理“三合一”制度，要在实施国家档案局令第8号的基础上，落实《规定》中“机关应当编制本单位文件材料归档范围和档案保管期限表”要求，将机关档案保管期限表的编制内容从文书档案扩展到各个门类，真正做到全面、系统反映机关主要职能活动和基本历史面貌，真正实现档案收集、整理、鉴定等一个标准立到底。已经编制文书档案保管期限表的，可以接续编制其他门类档案保管期限表并经审查同意后施行。　　5）做好重大活动档案管理　　机关要以《重大活动和突发事件档案管理办法》为依据，明晰活动档案范围和归属流向，把握工作开展原则和部门职责分工。档案管理对象上，做到“全覆盖”，将活动形成的所有门类、类型文件材料纳入管理范围；管理方法上，做到“全纳入”，将活动档案管理纳入单位日常档案管理，保证在收集范围、分类方法和整理规则上与其他档案保持协调一致；管理目标上，做到“全专题”，通过建立专题目录、建设专题数据库等方式对档案实施全专题化管理。　　6）优化档案资源结构与质量　　一是“调结构”，加强国家重大发展战略和地方中心工作等重点领域，关系国家安全、国计民生、公共服务、新兴产业等重点行业档案收集工作，做好脱贫攻坚和疫情防控等涉及新时代新成就国家记忆工程建设相关档案收集工作，同时定期开展保管到期档案鉴定处置工作，畅通档案资源入口出口，从根本上实现档案资源结构调整。　　二是“提质量”，加强机关各门类档案集中统一管理，规范建档工作，提高归档文件质量，深化档案检索工具、全宗介绍、组织沿革、大事记和全宗卷编制工作，提升档案内容管理水平。　　7）提升档案利用与开发水平　　要深入挖掘档案资源，及时精准地为各级党委和政府决策提供参考；围绕重要时间节点、重大纪念活动，开展展览陈列、新媒体传播、编研出版、影视制作、公益讲座等，尤其是要充分发挥红色档案在理想信念教育中的重要作用。要持续优化档案利用环境，简化档案利用程序，扎实推进在线查询利用服务，更好地满足利用者档案信息和档案文化需求。　　档案开发工作要立足实际，由易到难，首先做好基础数字汇编、专题文件汇集等档案编研工作，再循序推进设立档案展览、拍摄专题片工作，具备条件的机关要积极探索知识管理、人工智能、数字人文等技术的应用，不断拓展档案开发领域和深度。